Zásady ochrany osobných údajov
1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
1.1. Toto oznámenie o ochrane osobných údajov („Oznámenie“) vysvetľuje zásady, ako spracovávame, vrátane zhromažďovania, používania, uchovávania a zverejňovania osobných údajov, keď: (i) navštívite webovú stránku www.fitek.com („Webová stránka“ alebo s ňou inak interagujete); (ii) právnická osoba, pre ktorú pracujete alebo ktorú zastupujete, si želá s nami uzavrieť alebo už uzavrela zmluvu vrátane registrácie vášho účtu; (iii) dostávate newsletter a/alebo iný priamy marketing; (iv) komunikujete s nami prostredníctvom e-mailu, webovej stránky alebo iných komunikačných kanálov; alebo (v) požiadate o ukážku; alebo (v) vykonáte akékoľvek iné akcie na našej webovej stránke alebo v Službe, ktoré zahŕňajú prijímanie a spracovanie vašich osobných údajov z našej strany.
1.2. Poskytujeme platformu na správu faktúr pre firmy („Služby“). Vaše súkromie je pre nás dôležité, a preto je našou politikou rešpektovať ho a prijímať vhodné opatrenia na ochranu vašich osobných údajov.
1.3. Vaše osobné údaje spracovávame v súlade s týmto oznámením a v súlade s platnými právnymi predpismi vrátane všeobecného nariadenia Európskej únie o ochrane údajov (2016/679) („GDPR“) a ďalších právnych predpisov o ochrane údajov, ktoré sa vzťahujú na prevádzkovateľa uvedeného v časti 2 tohto oznámenia.
1.4. V prípade, že nám poskytnete akékoľvek osobné údaje týkajúce sa akejkoľvek tretej osoby (napr. vášho zamestnanca, člena predstavenstva, spolupracovníka atď.), ste povinní ich na toto oznámenie odkázať.
2. PREVÁDZKOVATEĽ
2.1. Na účely spracovania osobných údajov uvedené v časti 4 tohto oznámenia je prevádzkovateľom vašich osobných údajov subjekt, s ktorým interagujete. Kontaktné údaje prevádzkovateľov sú nasledovné:
- 2.1.1. Fitek Holding OÜ, adresa Masti tn 12-10, Tallinn 11911, Harju maakond, Estónsko;
- 2.1.2. Fitek OÜ, adresa Tartu mnt 43, Tallinn 10128, Harju maakond, Estónsko;
- 2.1.3. Fitek SIA, adresa Dēļu iela 4, Riga, Lotyšsko;
- 2.1.4. Fitek, UAB, adresa Vilniaus r. sav., Avižienių sen., Užubalių k., Senasis Ukmergės kel. 2-1, Litva;
- 2.1.5. Fitek sp. z.o.o., adresa Aleje Jerozolimskie 123A, 02-017 Varšava, Poľsko;
- 2.1.6. Fitek s.r.o., adresa Nádražná 1958, Ivanka pri Dunaji 900 28, Slovensko;
- 2.1.7. Onea BV, adresa Kortrijksesteenweg 1146, 9051 Gent, Belgicko.
2.2. V prípade otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov nás prosím kontaktujte písomne na adrese info@fitek.com
3. KATEGÓRIE A ZDROJE OSOBNÝCH ÚDAJOV
3.1. Osobné údaje sú akékoľvek informácie, ktoré možno použiť na priamu alebo nepriamu jednoznačnú identifikáciu vašej osoby ako súkromnej osoby. Môžeme získavať a spracovávať nasledujúce kategórie osobných údajov:
- 3.1.1. Na uzatvorenie a správu zmluvného vzťahu s právnickou osobou, pre ktorú pracujete alebo ktorú zastupujete, a/alebo na vytvorenie účtu môžeme spracovávať nasledujúce osobné údaje: meno, osobný identifikačný kód, (firemnú) e-mailovú adresu, telefónne číslo, informácie o právnickej osobe (napr. názov právnickej osoby, registračné číslo), vašu pracovnú pozíciu („Hlavné údaje“);
- 3.1.2. Ak s nami komunikujete prostredníctvom e-mailu, webovej stránky alebo iného komunikačného kanála, môžeme spracovávať nasledujúce osobné údaje: meno, (firemnú) e-mailovú adresu, telefónne číslo, dátum, čas, obsah vašej správy („komunikačné údaje“);
- 3.1.3. Na účely marketingu, vrátane poskytovania ukážok na požiadanie, môžeme spracovávať nasledujúce osobné údaje: meno, (firemnú) e-mailovú adresu, telefónne číslo, informácie o právnickej osobe, pracovnú pozíciu. Okrem toho môžeme osobné údaje, ktoré ste nám priamo poskytli, doplniť informáciami, ktoré sme získali z verejne dostupných zdrojov (napr. LinkedIn, obchodní registrátori špecifickí pre danú krajinu) („marketingové údaje“);
- 3.1.4. Keď navštívite webovú stránku, naše servery môžu automaticky zaznamenávať nasledujúce štandardné údaje poskytované vaším webovým prehliadačom alebo zariadením, ktoré môžu zahŕňať vaše osobné údaje: adresu internetového protokolu (IP) vášho zariadenia, typ a verziu vášho prehliadača, webové stránky, ktoré navštevujete na našej webovej stránke, a čas strávený na každej stránke, čas a dátum vašej návštevy, aktivitu systému vášho zariadenia a nastavenia hardvéru („údaje protokolov“);
- 3.1.5. Môžeme tiež zhromažďovať nasledujúce údaje, ktoré môžu zahŕňať vaše osobné údaje, o zariadení, ktoré používate na prístup na našu webovú stránku: typ zariadenia, operačný systém, jedinečné identifikátory zariadenia, nastavenia zariadenia, typ prehliadača, model hardvéru, poskytovateľ internetových služieb a/alebo mobilný operátor, informácie o konfigurácii systému a údaje o geografickej polohe („údaje o zariadení“);
- 3.1.6. Keď používate Služby, môžeme spracovávať nasledujúce údaje, ktoré môžu zahŕňať vaše osobné údaje: ID používateľa, rola používateľa, vykonaná akcia, atribúty tejto akcie, protokoly chýb („údaje o používaní“).
- 3.1.7. Na pochopenie toho, ako používate webovú stránku, používame súbory cookie. Súbory cookie sú malé textové súbory, ktoré sa ukladajú do vášho počítača alebo mobilného zariadenia pri návšteve webovej stránky a môžu zhromažďovať vaše osobné údaje. Viac informácií nájdete v našom Oznámení o súboroch cookie.
3.2. Vaše osobné údaje môžeme získať priamo od vás, a to aj vtedy, keď navštívite webovú stránku alebo používate Služby, od právnickej osoby, ktorú zastupujete alebo pre ktorú pracujete, alebo z iných zdrojov (napr. od obchodných registrátorov špecifických pre danú krajinu).
3.3. Ak neposkytnete požadované informácie, nemusíme byť schopní poskytovať naše Služby, kontaktovať vás alebo plniť akékoľvek iné účely uvedené v časti 4 tohto Oznámenia.
4. PRÁVNE ZÁKLADY A ÚČELY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
4.1. Právny základ pre spracovanie vašich osobných údajov závisí od cieľa a kontextu, v ktorom osobné údaje zhromažďujeme. Nasleduje popisný zoznam účelov spracovania, ktoré sú prepojené s konkrétnymi kategóriami údajov a právnym základom pre spracovanie:
| Účel spracovania | Právny základ | Kategória osobných údajov používaná na účel spracovania |
|---|---|---|
| Vedenie predzmluvných rokovaní a komunikácie a uzatváranie zmluvy vrátane vytvorenia účtu a poskytnutia demo verzie | Náš oprávnený záujem na prijímaní a implementácii predzmluvných opatrení v rámci potenciálnej zmluvy, ktorá má byť uzavretá medzi právnickou osobou, ktorú zastupujete alebo pre ktorú pracujete, a nami | Hlavné údaje, komunikačné údaje |
| Plnenie zmluvy a správa zmluvného vzťahu vrátane, ale nie výlučne, poskytovania Služieb, správy vášho účtu, poskytovania zákazníckej podpory, monitorovania plnenia zmluvy | Náš oprávnený záujem na plnení zmluvy uzavretej medzi právnickou osobou, ktorú zastupujete alebo pre ktorú pracujete, a nami | Hlavné údaje, komunikačné údaje |
| Odpovedanie na vaše otázky a požiadavky vrátane, ale nie výlučne, poskytovania informácií o našich službách | Náš oprávnený záujem na prijatí a implementácii predzmluvných opatrení potenciálnej zmluvy, ktorá má byť uzavretá medzi právnickou osobou, ktorú zastupujete alebo pre ktorú pracujete, a nami, alebo náš oprávnený záujem na plnení zmluvy uzavretej medzi právnickou osobou, pre ktorú pracujete alebo ktorú zastupujete, a nami | Hlavné údaje, komunikačné údaje |
| Zasielanie informácií o aktualizáciách našich služieb vrátane nových funkcií a ďalších noviniek | Náš oprávnený záujem poskytovať informácie o aktualizáciách Služieb | Hlavné údaje |
| Poskytovanie dema | Náš oprávnený záujem na prijímaní a implementácii predzmluvných opatrení v rámci potenciálnej zmluvy, ktorá má byť uzavretá medzi právnickou osobou, ktorú zastupujete alebo pre ktorú pracujete, a nami | Marketingové údaje |
| Vykonávanie priameho marketingu pre právnickú osobu týkajúceho sa našich služieb, funkcií, ponúk, akcií, noviniek a udalostí | Náš oprávnený záujem na poskytovaní informácií a ponúk o našich Službách | Marketingové údaje |
| Odpovedanie na vaše otázky a požiadavky vrátane, ale nie výlučne, poskytovania informácií o našich službách | Náš oprávnený záujem na prijatí a implementácii predzmluvných opatrení potenciálnej zmluvy, ktorá má byť uzavretá medzi právnickou osobou, ktorú zastupujete alebo pre ktorú pracujete, a nami, alebo náš oprávnený záujem na plnení zmluvy uzavretej medzi právnickou osobou, pre ktorú pracujete alebo ktorú zastupujete, a nami | Marketingové údaje |
| Zasielanie informácií o aktualizáciách našich služieb vrátane nových funkcií a ďalších noviniek | Náš oprávnený záujem poskytovať informácie o aktualizáciách Služieb | Marketingové údaje |
| Meranie účinnosti marketingových nástrojov | Náš oprávnený záujem na zlepšení efektívnosti marketingových nástrojov | Marketingové údaje |
| Sprístupnenie základných funkcií webovej stránky a služieb a ich správa vrátane zhromažďovania informácií o navigácii návštevníkov | Náš oprávnený záujem na poskytovaní webovej stránky a služieb a pochopení vzorcov používania, aby sme mohli webovú stránku a služby vylepšiť a zlepšiť používateľskú skúsenosť | Údaje z protokolov, údaje zo zariadenia, údaje o používaní |
| Diagnostika a oprava problémov s webovou stránkou a službami | Náš oprávnený záujem na (i) zabezpečení bezpečnosti údajov a predchádzaní podvodným činom súvisiacim s webovou stránkou a službami; (ii) zabezpečení fungovania webovej stránky a služieb | Údaje z protokolov, údaje zo zariadenia, údaje o používaní |
| Analýza používania webovej stránky a služieb | Náš oprávnený záujem na (i) analýze používania webovej stránky a služieb s cieľom pochopiť ich vhodnosť pre používateľa; (ii) zlepšovaní, modernizácii a vylepšovaní prevádzky webovej stránky a služieb; (iii) vývoji nových funkcií a možností | Údaje z protokolov, údaje zo zariadenia, údaje o používaní |
| Uchovávanie informácií obsahujúcich osobné údaje v našich zálohovacích systémoch | >Náš oprávnený záujem na zabezpečení kontinuity a bezpečnosti operácií spracovania údajov | Všetky kategórie údajov |
| Plnenie zákonných alebo regulačných povinností alebo požiadaviek | Plnenie zákonných povinností | Všetky kategórie údajov |
| Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, či už v súdnom konaní alebo v správnom či mimosúdnom konaní, ktoré sa týkajú našich práv, práv našich klientov alebo zamestnancov | Náš oprávnený záujem na správe právnych nárokov, uľahčení účinného preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania právnych nárokov. | Všetky kategórie údajov |
| Zabezpečenie predaja alebo zlúčenia našej spoločnosti a poskytovanie informácií na vykonanie právneho alebo iného auditu a výmena údajov v súvislosti s tým | Náš oprávnený záujem na uľahčení riadneho procesu due diligence a kontinuity podnikania zabezpečením úspešnej fúzie, akvizície alebo reštrukturalizácie spoločnosti | Všetky kategórie údajov |
5. PRÍJEMCI OSOBNÝCH ÚDAJOV A PRENOSY ÚDAJOV
5.1. Vaše osobné údaje môžeme poskytnúť samostatným prevádzkovateľom, ktorí sami určujú účely spracovania osobných údajov, alebo spracovateľom, ktorí spracúvajú vaše osobné údaje v našom mene. Títo príjemcovia údajov patria do nasledujúcich kategórií:
| Kategória | Účel a právny základ zverejnenia |
|---|---|
| Orgány verejného sektora, dozorné orgány a orgány činné v trestnom konaní | Na splnenie našej zákonnej povinnosti súdneho príkazu, na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajobu našich zákonných práv alebo v iných prípadoch, keď je to potrebné na predchádzanie a odrádzanie od protiprávnych činov. Napríklad: Estónsky úrad pre políciu a hraničnú stráž, Estónsky inšpektorát na ochranu údajov. Právnym základom je plnenie našich zákonných povinností alebo náš oprávnený záujem na uľahčení účinného preukázania, uplatňovania alebo obhajoby právnych nárokov. |
| Profesionálni poradcovia | Na zabezpečenie našej riadnej hospodárskej činnosti a na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajobu našich zákonných práv. Napríklad: audítori, právni poradcovia.Právnym základom je vyhľadávanie právneho poradenstva a správa právnych nárokov, uľahčenie účinného preukázania, uplatňovania alebo obhajoby právnych nárokov. |
| Poskytovatelia služieb, dodávatelia | Aby nám pomohli s poskytovaním Služieb vrátane Webovej stránky. Napríklad: poskytovateľ IT služieb, poskytovateľ marketingových služieb.Právnym základom je náš oprávnený záujem na poskytovaní Webovej stránky a Služieb a zabezpečení našej riadnej hospodárskej činnosti. |
| Predajcovia | Na distribúciu alebo poskytovanie našich služieb (potenciálnym) klientom.Právnym základom je náš oprávnený záujem poskytovať naše služby ďalším klientom. |
| Skupinové subjekty | Využívať spoločnú technickú infraštruktúru a vykonávať interné administratívne úlohy.Právnym základom je náš oprávnený záujem využívať spoločnú technickú infraštruktúru a vykonávať interné administratívne úlohy. |
| Naši právni nástupcovia a/alebo potenciálni nadobúdatelia spoločnosti | Ak je to potrebné a potrebné na úspešný prevod našej spoločnosti alebo na účely fúzie a/alebo akvizície, osobné údaje môžu byť poskytnuté určeným nadobúdateľom alebo právnym nástupcom a ich zástupcom a/alebo finančným a právnym poradcom.Právnym základom je náš oprávnený záujem na uľahčení riadneho procesu due diligence a kontinuity podnikania zabezpečením úspešnej fúzie, akvizície alebo reštrukturalizácie spoločnosti. |
5.1. V prípade poskytovateľov služieb so sídlom mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru („EÚ/EHP“) používame záruky (napr. štandardné zmluvné doložky schválené Európskou komisiou), aby sme zabezpečili, že na vaše osobné údaje sa vzťahuje úroveň ochrany osobných údajov porovnateľná s úrovňou platnou v EÚ/EHP. Monitorujeme dodržiavanie vyššie uvedených požiadaviek našimi poskytovateľmi služieb. Na vašu žiadosť vám poskytneme ďalšie informácie o uplatňovaných zárukách.
6. DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
6.1. Vaše osobné údaje uchovávame tak dlho, ako je to primerane potrebné na dosiahnutie cieľov uvedených v časti 4 tohto oznámenia, alebo kým nám to neukladá zákonná povinnosť. Pri určovaní primeranej doby uchovávania osobných údajov zohľadňujeme množstvo, povahu a citlivosť osobných údajov, potenciálne riziko ujmy z neoprávneného použitia alebo zverejnenia vašich osobných údajov, účely spracovania a to, či môžeme tieto účely dosiahnuť inými prostriedkami, a príslušné zákonné povinnosti. Pri uchovávaní osobných údajov zohľadňujeme potrebu riešenia sporov a presadzovania zmluvy medzi nami alebo anonymizácie vašich osobných údajov a uchovávania týchto anonymizovaných informácií na dobu neurčitú.
6.2. Po uplynutí doby uchovávania alebo ak už príslušné osobné údaje nepotrebujeme na účely uvedené v časti 4 oznámenia, príslušné osobné údaje v primeranej lehote zničíme, pokiaľ uchovávanie osobných údajov nie je potrebné na plnenie povinností alebo splnenie požiadaviek vyplývajúcich z právnych predpisov alebo na ochranu pred prebiehajúcimi alebo hroziacimi spormi.
7. VAŠE PRÁVA AKO DOTKNUTEJ OSOBY
7.1. V súvislosti so spracovaním vašich osobných údajov môžete kedykoľvek uplatniť nasledujúce práva:
- 7.1.1. Právo na prístup: máte právo požiadať o prístup k vašim osobným údajom vrátane získania kópie. Toto zahŕňa právo byť informovaný o tom, či spracovávame vaše osobné údaje, aké kategórie osobných údajov spracovávame a na aký účel spracovávame údaje;
- 7.1.2. Právo na opravu: máte právo požiadať o opravu akýchkoľvek vašich osobných údajov, ak sa domnievate, že spracovávame nepresné alebo neúplné osobné údaje;
- 7.1.3. Právo namietať: máte právo namietať proti určitému spracovaniu vašich osobných údajov, napríklad keď spracovávame vaše osobné údaje na základe nášho oprávneného záujmu alebo na účely priameho marketingu;
- 7.1.4. Právo na obmedzenie: máte právo požiadať o obmedzenie spracovania vašich osobných údajov, napríklad ak chcete spochybniť presnosť určitých osobných údajov, ktoré spracovávame, alebo ak už osobné údaje nepotrebujeme na účely spracovania, ale vy ich potrebujete na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajobu právnych nárokov;
- 7.1.5. Právo na vymazanie: máte právo požiadať o vymazanie vašich osobných údajov, napríklad ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené, alebo ak sa domnievate, že spracovanie je nezákonné;
Ak si želáte vymazať svoj účet, napríklad ak dôjde k zmene osoby, ktorá spoločnosť zastupuje, kontaktujte nás a my priradíme účet spoločnosti novému zástupcovi a vymažeme vaše osobné údaje v súlade s našimi lehotami uchovávania.
- 7.1.6. Právo na prenosnosť údajov: máte právo získať svoje osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, ak sa spracovanie vykonáva automatizovanými prostriedkami a je založené na vašom súhlase alebo na vzájomnom zmluvnom vzťahu. Okrem toho môžete požiadať o prenos osobných údajov inému prevádzkovateľovi. Majte na pamäti, že to je možné len vtedy, ak je to technicky uskutočniteľné;
- 7.1.7. Právo odvolať svoj súhlas: v prípadoch, keď sa spracovanie zakladá na vašom súhlase, máte právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas s takýmto spracovaním. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracovania osobných údajov pred jeho odvolaním;
- 7.1.8. Právo kontaktovať dozorný orgán: Ak nie ste spokojní s našou odpoveďou na vašu žiadosť týkajúcu sa spracovania vašich osobných údajov alebo sa domnievate, že vaše osobné údaje nespracúvame v súlade s právnymi predpismi, môžete podať svoju sťažnosť orgánu na ochranu údajov, napr. v Estónsku Estónskemu inšpektorátu na ochranu údajov (v estónčine: Andmekaitse Inspektsioon) na adrese info@aki.ee alebo www.aki.ee
7.2. Ak chcete uplatniť vyššie uvedené práva, kontaktujte nás, ako je uvedené v časti 2 tohto oznámenia. Upozorňujeme, že by ste nám mali poskytnúť dostatočné informácie, aby sme mohli odpovedať na vaše žiadosti týkajúce sa týchto práv. Pred zodpovedaním vašej žiadosti vás môžeme požiadať o poskytnutie dodatočných informácií na účely vašej autentifikácie a posúdenia vašej žiadosti.
8. ODKAZY NA INÉ WEBOVÉ STRÁNKY
8.1. Naša webová stránka môže odkazovať na externé stránky, ktoré neprevádzkujeme. Toto oznámenie sa preto nevzťahuje na spracovanie údajov vykonávané takýmito tretími stranami. Upozorňujeme, že nemáme žiadnu kontrolu nad obsahom a zásadami týchto stránok a nemôžeme prevziať zodpovednosť za ich príslušné postupy ochrany osobných údajov. Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako tieto tretí strany spracovávajú vaše osobné údaje, prečítajte si príslušné oznámenia o ochrane osobných údajov na iných webových stránkach, ktoré navštevujete.
9. ZMENY TOHTO OZNÁMENIA
9.1. Toto oznámenie môže byť priebežne doplnené alebo upravené tak, aby odrážalo zmeny v spôsobe, akým spracúvame osobné údaje, a v takom prípade bude najnovšia verzia oznámenia zverejnená na tejto webovej stránke. Pravidelne ju kontrolujte, a to najmä predtým, ako poskytnete akékoľvek nové osobné údaje.