Peppol sa často opisuje ako sieť na posielanie faktúr. V skutočnosti ide o premyslenú technickú infraštruktúru, ktorá umožňuje, aby si systémy rôznych firiem rozumeli bez ohľadu na krajinu alebo používaný softvér.
Základom fungovania je tzv. 4-corner model. V tomto modeli firmy medzi sebou nekomunikujú priamo. Každá firma je napojená na svojho poskytovateľa, tzv. Access Point, ktorý zabezpečuje odosielanie aj prijímanie dokumentov.
V praxi to funguje jednoducho. Firma vystaví faktúru vo svojom ERP systéme a odošle ju do svojho Access Pointu. Ten skontroluje správnosť dokumentu, zistí adresu príjemcu cez Peppol adresár a následne faktúru doručí do Access Pointu druhej strany. Odtiaľ ide priamo do systému príjemcu. Celý proces prebieha automaticky bez manuálneho zásahu.
Dôležitou súčasťou je štandardizácia. Faktúry sa neposielajú ako PDF, ale ako štruktúrované XML podľa normy EN16931, najčastejšie vo formáte Peppol BIS. Pred odoslaním prechádza dokument validáciou, čím sa výrazne znižuje počet chýb.
Na Slovensku sa tento model rozširuje o ďalší prvok a vzniká tzv. 5-corner model. Do procesu vstupuje aj Finančná správa. Faktúra sa tak neposiela len obchodnému partnerovi, ale aj štátu.
Po vystavení faktúry a jej odoslaní do Access Pointu, ktorý sa na Slovensku označuje ako Digitálny poštár, sa dokument odošle aj do systému Finančnej správy. Až potom pokračuje k príjemcovi. Počas celého procesu vznikajú stavové správy o doručení a spracovaní.
Tento prístup zvyšuje kontrolu nad DPH a prináša vyššiu transparentnosť. Zároveň však kladie väčšie nároky na integráciu. Firmy musia zabezpečiť správny formát dát, identifikáciu partnerov a napojenie na poskytovateľa služby.
Moderné riešenia tieto kroky výrazne zjednodušujú. Automaticky transformujú dáta do XML formátu, zabezpečujú validáciu a komunikáciu s Peppol sieťou aj štátnymi systémami .
Z pohľadu podnikov je dnes najdôležitejšie nezačať riešiť túto zmenu na poslednú chvíľu. Odporúčame už teraz zanalýzovať svoj existujúci systém a zistiť, či vie exportovať faktúry a v akom formáte. Ak túto funkcionalitu nemá, je vhodné kontaktovať dodávateľa systému a preveriť možnosti rozšírenia. Alternatívou je zvážiť systém, ktorý už podporuje e-fakturáciu a štandardy ako Peppol.
Rovnako je dobré využiť čas do nasledujúceho roka na výber vhodného partnera. Či už pôjde o Digitálneho poštára na Slovensku alebo poskytovateľa, ktorý je už dnes akreditovaný alebo v procese akreditácie, včasný výber výrazne zjednoduší implementáciu. Zoznam je dostupný na stránke Finančnej Správy SK.
Pre firmy, ktoré už dnes používajú kvalitné a moderné systémy, sa vo finále veľa nezmení. Proces zostane veľmi podobný, rozdiel však bude v kvalite dát. Tie budú presnejšie, konzistentnejšie a pripravené na automatizované spracovanie bez manuálnych zásahov.
Na záver možno povedať, že Peppol sa mení z komunikačnej siete na regulovanú infraštruktúru. Slovenský 5-corner model je súčasťou širšieho trendu v Európe, kde štát zohráva aktívnu úlohu pri spracovaní elektronických faktúr. Firmy, ktoré sa pripravia včas, získajú výhodu a vyhnú sa zbytočnému tlaku tesne pred zavedením povinností.